REGULAMIN XVII OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI NAUKOWO-SZKOLENIOWEJ Z CYKLU „TEORIA I PRAKTYKA TERAPEUTYCZNA”
PT. „JA CIELESNE W RELACJI PSYCHOTERAPEUTYCZNEJ”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. XVII Ogólnopolska Konferencja Naukowo-Szkoleniowa z cyklu „Teoria i praktyka terapeutyczna” pt. „Ja cielesne w relacji psychoterapeutycznej”, zwana dalej „Konferencją”, odbędzie się 4 i 5 grudnia 2026 r. na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Gdańskiego przy ul. prof. Marii Janion 3 w Gdańsku.

2. Organizatorem Konferencji jest Gmina Miasta Gdańska, z siedzibą przy ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk, realizująca czynności organizacyjne za pośrednictwem Gdańskiego Ośrodka Zdrowia Psychicznego, jednostki budżetowej z siedzibą przy ul. Skrajnej 5, 80-115 Gdańsk, zwanego dalej „GOZP”.

3. Współorganizatorami Konferencji są:

   1. Uniwersytet Gdański, z siedzibą przy ul. prof. Marii Janion 7, 80-309 Gdańsk

   2. Fundacja Psychologiczna, z siedzibą przy ul. Uphagena 22 w Gdańsku, 80-237, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000343784, NIP 5842691473, zwana dalej „Fundacją”.

4. Fundacja odpowiada za rozliczanie opłat, wystawianie faktur, zwroty oraz rozpatrywanie reklamacji. Wykonywanie czynności organizacyjnych przez pozostałych organizatorów nie ogranicza tej odpowiedzialności.

5. GOZP prowadzi obsługę zgłoszeń, kwalifikację do udziału nieodpłatnego, komunikację organizacyjną oraz potwierdzanie obecności i wydawanie zaświadczeń.

6. W ramach Konferencji przewidziano sesje plenarne, wykłady, projekcję filmu i dyskusję panelową. Szczegółowy program jest dostępny na stronie https://konferencja.gdansk.pl.

7. Regulamin określa zasady rejestracji, udziału, płatności, rezygnacji i reklamacji. Jest udostępniany przed zgłoszeniem w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i odtworzenie.

8. Dane kontaktowe:

   1. zgłoszenia i sprawy organizacyjne: rejestracja@konferencja.gdansk.pl, tel. 58 347 89 30;

   2. płatności, faktury, zwroty i reklamacje: faktury@konferencja.gdansk.pl, tel. 504 151 876;

   3. korespondencja pocztowa w sprawach organizacyjnych: GOZP, ul. Skrajna 5, 80-115 Gdańsk;

   4. korespondencja pocztowa dotycząca odpłatnego udziału: Fundacja, na adres wskazany w ust. 3 pkt 2.

§ 2. Rejestracja i potwierdzenie udziału

1. Rejestracja odbywa się za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Konferencji. Termin zgłoszeń upływa 20 listopada 2026 r., chyba że wcześniej zostanie wyczerpany limit miejsc.

2. Osoba dokonująca zgłoszenia wskazuje uczestnika oraz w przypadku udziału odpłatnego, nabywcę usługi i dane niezbędne do rozliczenia. Nabywcą może być uczestnik albo inna osoba lub podmiot finansujący jego udział.

3. Osoba zgłaszająca innego uczestnika powinna być uprawniona do działania w jego imieniu i przekazać mu Regulamin oraz informacje dotyczące przetwarzania danych.

4. Liczba miejsc jest ograniczona. O kolejności rezerwacji decyduje moment otrzymania prawidłowego zgłoszenia, z uwzględnieniem zasad udziału nieodpłatnego określonych w § 3.

5. Przed wysłaniem odpłatnego zamówienia formularz przedstawia wybrany wariant, cenę końcową oraz obowiązek zapłaty. Przycisk kończący zamówienie jest oznaczony słowami „Zamówienie z obowiązkiem zapłaty” albo równoważnym, jednoznacznym sformułowaniem.

§ 3. Udział nieodpłatny

1. Nieodpłatny udział przysługuje:

   1. osobom wykonującym zadania związane z organizacją Konferencji, wskazanym przez organizatora lub współorganizatorów;

   2. osobom zatrudnionym w instytucjach będących realizatorami lub partnerami realizacji Szczegółowego Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii dla Gminy Miasta Gdańska na lata 2024–2026, po potwierdzeniu uprawnienia przez GOZP;

   3. zaproszonym gościom.

2. GOZP potwierdza drogą elektroniczną zakwalifikowanie do udziału nieodpłatnego oraz jego zakres. Zakwalifikowana osoba potwierdza obecność do 20 listopada 2026 r.

3. Pracownicy zatrudnieni w Uniwersytecie Gdańskim oraz studenci stacjonarnych
   i niestacjonarnych studiów magisterskich Instytutu Psychologii UG mogą nieodpłatnie uczestniczyć w części wykładowej i panelu dyskusyjnym, w granicach dostępnych miejsc.

4. Osoby wskazane w ust. 3 zgłaszają udział za pomocą formularza. Otrzymują potwierdzenie dostępności miejsca i zakresu udziału. Zwolnienie z opłaty nie obejmuje dodatkowych świadczeń, chyba że wyraźnie wskazano inaczej w potwierdzeniu.

5. Uprawnienia do udziału nieodpłatnego mogą być weryfikowane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

§ 4. Opłaty i rozliczenia

1. Ceny końcowe za udział wynoszą:

2. O zastosowaniu progu cenowego decyduje data skutecznego dokonania płatności. Przy płatności elektronicznej jest to data potwierdzenia transakcji przez operatora, a przy przelewie — data uznania rachunku Fundacji.

3. Opłata obejmuje udział w wydarzeniach objętych wybranym wariantem oraz zaświadczenie uczestnictwa. Pozostałe świadczenia zawarte w cenie, w szczególności materiały lub wyżywienie, są wskazywane przed zamówieniem w opisie wariantu.

4. Sprzedaż udziału wyłącznie w drugim dniu może zostać uruchomiona w razie dostępności miejsc. Cena i zakres świadczeń zostaną opublikowane przed rozpoczęciem tej sprzedaży. Zakup nie wymaga obecności pierwszego dnia.

5. Płatność następuje na rachunek Fundacji lub za pomocą metod elektronicznych wskazanych w formularzu. Płatności elektroniczne są realizowane za pośrednictwem systemu Przelewy 24, którego operatorem jest PayPo S.A. Wybór opcjonalnej usługi odroczonej płatności przysługuje wyłącznie instytucjom publicznym.

6. Ewentualne rabaty dla członków stowarzyszeń patronujących Konferencji są przedstawiane przed zamówieniem wraz z wysokością, warunkami weryfikacji. Cena po rabacie jest widoczna przed zamówieniem.

7. Fundacja wystawia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dane nabywcy należy podać w formularzu lub zgłosić Fundacji w terminie umożliwiającym prawidłowe wystawienie dokumentu.

§ 5. Uczestnictwo i zaświadczenia

1. Uczestnik potwierdza obecność każdego dnia swojego udziału w punkcie rejestracji przez podpisanie listy obecności lub w inny wskazany sposób.

2. Zaświadczenie wydawane jest na podstawie ewidencji obecności. Nie potwierdza uzyskania kwalifikacji zawodowych ani uprawnień, których Konferencja nie nadaje.

3. Zaświadczenie jest przesyłane w formacie PDF na adres e-mail uczestnika w ciągu 14 dni od zakończenia Konferencji.

4. Uczestnik przestrzega zasad bezpieczeństwa i porządku obowiązujących w obiekcie oraz szanuje prawa innych osób.

5. Nagrywanie wykładów, kopiowanie i rozpowszechnianie materiałów wymaga odpowiednich uprawnień lub zezwoleń, z zastrzeżeniem przypadków dozwolonych prawem.

6. Wystąpienia i dyskusje powinny być prowadzone bez ujawniania danych umożliwiających identyfikację pacjentów lub innych osób objętych tajemnicą zawodową, chyba że istnieje właściwa podstawa prawna ich ujawnienia.

§ 6. Ustawowe odstąpienie od umowy

1. Nabywca będący konsumentem może odstąpić od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia.

2. Uprawnienie to przysługuje również osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, jeżeli umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu właściwych przepisów.

3. Oświadczenie można przesłać na adres rejestracja@konferencja.gdansk.pl lub pocztą na adres Fundacji. Wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem terminu. Skorzystanie ze wzoru nie jest obowiązkowe.

4. Fundacja zwraca otrzymane płatności nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że nabywca zgodzi się na inną, niewiążącą się z kosztami.

5. Jeżeli świadczenie miałoby rozpocząć się przed upływem terminu odstąpienia, Fundacja uzyskuje wymagane prawem wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia oraz przekazuje informacje o skutkach odstąpienia i pełnego wykonania usługi. Sama akceptacja Regulaminu nie zastępuje tych oświadczeń.

6. Zasady rezygnacji określone w § 7 nie ograniczają ustawowego prawa odstąpienia.

§ 7. Rezygnacja i zmiana uczestnika

1. Niezależnie od ustawowego prawa odstąpienia nabywca może zrezygnować z udziału, przesyłając oświadczenie na adres rejestracja@konferencja.gdansk.pl.

2. W przypadku otrzymania rezygnacji do 20 listopada 2026 r. Fundacja zwraca pełną opłatę w ciągu 14 dni.

3. Po tej dacie Uczestnikowi przysługuje zwrot w wysokości 50% wartości wpłaty.

4. Potrącenie nie obejmuje kosztów unikniętych wskutek rezygnacji ani kosztów pokrytych przez sprzedaż zwolnionego miejsca innej osobie.

5. Nabywca może bez dodatkowej opłaty wskazać inną osobę uczestniczącą, zawiadamiając o tym najpóźniej 27 listopada 2026 r. Zastępca musi spełniać warunki przyznanego rabatu lub zwolnienia; w przeciwnym razie wymagana jest dopłata do właściwej ceny.

§ 8. Zmiany i odwołanie Konferencji

1. Dopuszczalne są uzasadnione zmiany kolejności wystąpień oraz zastępstwa prelegentów, przy zachowaniu zasadniczej tematyki, zakresu i wartości merytorycznej świadczenia.

2. Informacje o zmianach są publikowane na stronie Konferencji. O istotnych zmianach uczestnicy i nabywcy są dodatkowo informowani pocztą elektroniczną.

3. Zmiana terminu, miejsca lub formy Konferencji może nastąpić z uzasadnionych przyczyn uniemożliwiających lub istotnie utrudniających przeprowadzenie wydarzenia na uzgodnionych warunkach.

4. W przypadku zmiany wskazanej w ust. 3 albo istotnego ograniczenia zakresu świadczenia nabywca może zrezygnować z udziału i otrzymać pełny zwrot opłaty. Oświadczenie składa w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia, a jeżeli wydarzenie rozpoczyna się wcześniej — najpóźniej przed jego rozpoczęciem. Termin ten nie ogranicza ustawowych roszczeń.

5. Brak odpowiedzi nie oznacza zgody na dodatkowe opłaty ani zrzeczenia się praw.

6. W razie odwołania Konferencji Fundacja zwraca pełną otrzymaną opłatę w ciągu 14 dni od odwołania, bez konieczności składania rezygnacji.

7. Zawiadomienie o odwołaniu następuje niezwłocznie po podjęciu decyzji.

8. Odpowiedzialność za inne szkody jest ustalana zgodnie z prawem. Regulamin nie wyłącza odpowiedzialności, której wyłączenie jest niedopuszczalne.

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące odpłatnego udziału składa się Fundacji pocztą elektroniczną na adres faktury@konferencja.gdansk.pl lub pocztą na jej adres.

2. Reklamacja powinna umożliwiać identyfikację zgłoszenia oraz zawierać opis zastrzeżeń, żądanie i dane do udzielenia odpowiedzi. Brak dokumentu niewymaganego prawem nie stanowi podstawy odmowy rozpatrzenia reklamacji.

3. Fundacja udziela odpowiedzi na papierze lub innym trwałym nośniku w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania reklamacji.

4. Skutki braku odpowiedzi w terminie określają obowiązujące przepisy.

5. Uwagi dotyczące obsługi organizacyjnej lub udziału nieodpłatnego można kierować do GOZP na adres rejestracja@konferencja.gdansk.pl. Odpowiedź jest udzielana w ciągu 14 dni.

6. Złożenie reklamacji do GOZP dotyczącej odpłatnej usługi powoduje jej niezwłoczne przekazanie Fundacji. Dla zachowania terminów przewidzianych w Regulaminie przyjmuje się datę jej otrzymania przez GOZP.

7. Regulamin nie ustanawia terminu powodującego wygaśnięcie ustawowych roszczeń ani nie uzależnia wystąpienia na drogę sądową od wcześniejszej reklamacji.

§ 10. Ochrona danych osobowych

1. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonych celów, zgodnie z RODO.

2. Dane osobowe uczestników Konferencji pozyskiwane są wyłącznie za pomocą elektronicznego formularza rejestracyjnego umieszczonego na stronie internetowej Konferencji.

3. Podanie danych określonych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne lecz niezbędne do rejestracji i uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych będzie jednoznaczne z niemożliwością uczestniczenia w Konferencji. Zgody dotyczące celów dodatkowych, w szczególności marketingu, są dobrowolne, odrębne i nie stanowią warunku udziału.

4. Współadministratorami danych osobowych uczestników Konferencji są:

1. Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego z siedzibą przy ul. Skrajnej 5, 80-115 Gdańsk, Kontakt: gozp@gdansk.gda.pl, ul. Skrajna 5, 80-115 Gdańsk, kontakt z inspektorem ochrony danych: gozp-iod@gdansk.gda.pl lub pisemnie na adres GOZP.

2. Fundacja Psychologiczna, z siedzibą przy ul. Uphagena 22, 80-237 Gdańsk, kontakt pisemnie na adres Fundacji.

5. GOZP przetwarza dane osobowe w celu obsługi zgłoszeń, kwalifikacji do udziału, nieodpłatnego, komunikacji organizacyjnej z uczestnikami, tworzenia list uczestników oraz potwierdzania obecności i wydawania zaświadczeń.

6. Fundacja przetwarza dane osobowe w celu rozliczania opłat, wystawiania faktur, zwrotów, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz rozpatrywanie reklamacji.

7. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych podanych w formularzu przez GOZP jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym, w związku z § 2, ust 2 pkt 6 statut GOZP - wspieranie rozwoju kadr w szczególności zajmujących się dziećmi, młodzieżą lub rodziną w realizacji zadań z zakresu zdrowia psychicznego i przeciwdziałania uzależnieniom;

2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków archiwalnych;

3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, o ile ta podstawa może być stosowana przez Administratora w danym przypadku.

8. Fundacja przetwarza dane na podstawie:

   1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w związku z obowiązkami prawnymi, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi;

   2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie niezbędnym do obsługi uczestników wskazanych przez nabywcę oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, po ocenie dopuszczalności tej podstawy.

9. Odbiorcami danych mogą być:

1. podmioty świadczące na rzecz Administratorów usługi informatyczne, hostingowe, pocztowe, płatności elektronicznych lub organizacyjne;

2. podmioty zapewniające obsługę formularza rejestracyjnego;

3. podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa;

10. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i rozliczenia Konferencji, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów finansowych, kancelaryjnych i archiwalnych. Dane przetwarzane w związku z reklamacjami lub roszczeniami mogą być przechowywane do czasu ich rozpatrzenia lub upływu właściwych terminów przedawnienia.

11. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku, dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.

12. Dane przekazywane między organizatorami ogranicza się do niezbędnego zakresu. Powierzenie przetwarzania wymaga spełnienia art. 28 RODO. Jeżeli rzeczywisty sposób organizacji powoduje współadministrowanie, Administratorzy dokonują uzgodnień wymaganych art. 26 RODO i udostępniają ich zasadniczą treść.

13. Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody do wykorzystania wizerunku w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Ponadto każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

§ 11. Fotografowanie i wizerunek

1. Podczas Konferencji mogą być wykonywane zdjęcia dokumentujące wydarzenie. Informacja o fotografowaniu i zasadach przetwarzania wizerunku zostanie przekazana przed wydarzeniem oraz udostępniona w miejscu Konferencji.

2. Rozpowszechnianie wizerunku następuje na podstawie odpowiedniego zezwolenia albo ustawowego wyjątku, w szczególności, gdy osoba stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza. Niezależnie od tego podmiot przetwarzający zdjęcia zapewnia właściwą podstawę wynikającą z RODO.

3. Jeżeli wymagane jest zezwolenie na publikację wizerunku, jest ono uzyskiwane odrębnie i określa cel oraz miejsca publikacji. Odmowa nie wpływa na prawo udziału w Konferencji.

4. Sama obecność, akceptacja Regulaminu ani informacja o fotografowaniu nie stanowią zezwolenia na publikację indywidualnego wizerunku.

5. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku, dane będą przechowywane do wycofania zgody.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Zmiany Regulaminu mogą wynikać ze zmiany prawa albo konieczności poprawienia błędów i doprecyzowania zasad bez pogorszenia sytuacji osób już zgłoszonych.

2. Zmiany nie naruszają praw nabytych ani nie powodują jednostronnego zwiększenia ceny. Istotne zmiany warunków uczestnictwa podlegają zasadom § 8.

3. O zmianach uczestnicy i nabywcy są informowani pocztą elektroniczną wraz z udostępnieniem nowej wersji.

4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących uczestnika lub nabywcę.

5. Spory rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Regulamin obowiązuje od 01.10.2026 r. Nie stosuje się go wstecz w sposób pogarszający warunki wcześniej zawartych umów.

Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy

Adresat:

Fundacja Psychologiczna

ul. Uphagena, 80-237 Gdańsk

Niniejszym odstępuję od umowy o odpłatny udział w XVII Ogólnopolskiej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej „Ja cielesne w relacji psychoterapeutycznej”.

Data zawarcia umowy: …………………………..
Imię i nazwisko nabywcy: ………………………...................................................................................

 

Regulamin udziału w Konferencji

Płatności

Ważne linki

Informacje

Ważne linki

Violeta Kosińska

504 151 876

faktury@konferencja.gdansk.pl

Fundacja Psychologiczna (płatności, rachunki)

Zuzanna Maciuk

58 347 89 30

rejestracja@konferencja.gdansk.pl

Kontakt

Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego